fuente de imagen

Reemplace su lista de tareas por diario intersticial para aumentar la productividad

Una nueva táctica de diario que mata inmediatamente la dilación y aumenta las ideas creativas.

Aquí está la idea básica: en lugar de realizar un seguimiento de su trabajo con una lista de tareas pendientes, realice un seguimiento de su trabajo con un diario.

Para esta táctica, el registro en diario en Evernote o el Bloc de notas está bien. Un diario en papel también estaría bien. La diferencia se reducirá al gusto: la opción de diario que le resulte más agradable es la que es más probable que siga usando.

Durante el día, escribe un diario cada vez que pases de un proyecto de trabajo a otro. Escribe algunas oraciones en tu diario sobre lo que acabas de hacer, y luego unas oraciones más sobre lo que estás a punto de hacer.

Una transición de proyecto es cuando realiza un cambio: de consultar el correo electrónico, preparar una presentación, asistir a una reunión de estado del proyecto y luego volver a consultar el correo electrónico. Cada uno de estos es un proyecto en su día, y los tiempos entre ellos son momentos intersticiales en los que debe escribir en un diario.

Por ejemplo:

9:37 am.
Terminado el correo electrónico a Nik sobre escribir otro artículo para nosotros. Probablemente no necesito hacer un seguimiento. Además, parte de mi mente todavía se pregunta si debería haberle sugerido un tema.
Ahora, pasar a escribir un artículo. ¿Cuál es mi próxima acción? Oh. Solo abre Medio. El artículo fluirá fácilmente una vez que obtenga la introducción. Debería esforzarme por tener que reescribir esa introducción unas pocas docenas de veces.

Maldita sea. Eso es mucho más trabajo que simplemente marcar una casilla en mi lista de Wunderlist:

Aquí está el discurso rápido de lo que hace el diario intersticial para su productividad, procrastinación y creatividad.

No fuimos creados para la multitarea, por lo que las transiciones entre proyectos son muy difíciles. Terminamos perdiéndonos en la dilación. Incluso cuando logramos pasar rápidamente a nuestro próximo proyecto, nuestro cerebro aún está pensando en el último proyecto.

Eso significa que nuestro segundo proyecto adolece de una atención parcial. La ciencia de la multitarea dice que la atención parcial puede significar una reducción del 40% o más en el rendimiento cognitivo.

La táctica del diario intersticial resuelve todos estos problemas normales. Mata la postergación, vacía nuestro cerebro del último proyecto y luego nos da espacio para formular una estrategia óptima para nuestro próximo proyecto.

Esa es una gran cantidad de instrucciones si solo desea cerrar este artículo y probarlo usted mismo. Pero, como soy un entusiasta de la productividad, le daré la historia de origen, las lecciones de las personas en las que probé esto, las formas de personalizar este proceso para su propio trabajo y la ciencia detrás del proceso.

Pomodoro lleva el nombre de este temporizador tonto en forma de tomate. fuente de imagen

Historia de origen: Pomodoro con esteroides

En la Técnica Pomodoro, alterna entre establecer intervalos de trabajo y establecer intervalos de descanso. La mayoría de las personas van con intervalos de trabajo de 25 minutos seguidos de descansos de 5 minutos.

En general, el descanso es tu recompensa. Puede navegar por la web sin culpa, tomar un aperitivo o enviar mensajes de texto a su mejor amigo.

Lo que me preguntaba era: ¿qué pasaría si intentaras hacer algo productivo con esos cinco minutos?

En el momento en que me preguntaba esto, estaba haciendo una inmersión profunda en el diario de la mañana usando las páginas matutinas de Julia Cameron como punto de partida para explorar todas las formas en que puede usar el diario para el crecimiento personal.

Entonces, puse los dos juntos.

¿Qué pasa si viajaste por tu descanso de cinco minutos en Pomodoro? Eso es básicamente esta táctica. Y la respuesta a lo que sucede es: muchas cosas realmente buenas.

La entrada de diario mínima

Cada vez que cambie de proyecto, abra su diario e ingrese las siguientes tres cosas:

  1. Tenga en cuenta el tiempo. A la mayoría de las personas les resultará útil tener estas marcas de tiempo.
  2. Escribe algunas oraciones sobre lo que acabas de trabajar. “¿Qué proyecto acabo de terminar? ¿Hay alguna parte de ese proyecto en la que todavía estoy pensando? ”Use oraciones completas en lugar de respuestas de una palabra. "Email. Sí "no es una respuesta válida.
  3. Escribe algunas oraciones sobre lo que estás a punto de trabajar. "¿Cuál es la primera acción del proyecto que estoy por comenzar? ¿Cómo debo abordar la realización del proyecto?

Puede escribir más, y la mayoría de ustedes descubrirá cosas nuevas sobre las que escribir, pero para empezar, lo anterior es un formato sólido.

fuente de imagen

Vacia tu cerebro

“¿Qué proyecto acabo de terminar? ¿Hay alguna parte de ese proyecto en la que todavía estoy pensando? "

Cuando vacías tu cerebro, puedes comenzar el próximo proyecto totalmente enfocado.

Mi observación pragmática favorita sobre el genio proviene del profesor de informática, Edsger Dijkstra:

El programador competente es plenamente consciente del tamaño limitado de su propio cráneo. Por lo tanto, abordan su tarea con total humildad y evitan trucos ingeniosos como la peste.

Muchas personas abordan los problemas con arrogancia, esperando que su cerebro genere una visión mágica. Muy a menudo, sobrecargan su cerebro al dificultar demasiado el problema. Entonces, su cerebro responde generando errores.

La observación de Dijkstra es que el camino más pragmático hacia el genio (aunque simplemente lo llama competencia) es mantener el problema más pequeño que su cerebro.

Esta es la razón por la cual el diario intersticial requiere un diario sobre lo que acaba de terminar de trabajar. A menudo, todavía estás pensando en ese proyecto. Escribe esos pensamientos, vacía tu cerebro.

De esa manera, cuando comience su próximo proyecto, traerá todo su cerebro en lugar de su medio cerebro distraído.

fuente de imagen

Primera acción vs. siguiente acción

"¿Cuál es la primera acción del proyecto que estoy por comenzar?"

Probé esta táctica de diario intersticial con mi grupo de entrenamiento. Estas son 500 personas que tratan la productividad como una parte de ambición y una parte de pasatiempo. Son un poco extremos sobre este tema, para ser honesto. Pero siempre están dispuestos a explorar la vanguardia.

Traté de convencer a mi grupo de entrenadores de que deberían actualizar el concepto GTD de David Allen de Next Action y llamarlo First Action. Estaban divididos sobre si era una buena idea.

En la observación de David Allen, la mayoría de las personas escribe sus listas de tareas en términos de proyectos. "Cambiar neumáticos" sería un ejemplo de una tarea orientada a proyectos.

El problema es que cuando llegas a un elemento de la lista de tareas pendientes enmarcado como un proyecto, te atascas porque tomar medidas es demasiado difícil cognitivamente. ¿Cómo se "cambian los neumáticos"?

Entonces, David Allen popularizó la idea de reescribir su lista de tareas en términos de acciones. Específicamente, debe pensar en las siguientes acciones para que pueda mantener el impulso a medida que avanza en su lista de tareas pendientes.

En el GTD de David Allen, traduciría la tarea orientada al proyecto de "Cambiar neumáticos" al estilo de acción siguiente de "Llamar a las tiendas de neumáticos para conocer los precios".

Parte de su entrada en el diario intersticial es identificar la próxima acción de su proyecto. Cuanto más fácil sea la acción, más probabilidades hay de que lo hagas y menos probabilidades de ser presa de la dilación. Esta acción es lo primero que debe identificar cuando comienza a escribir en el diario acerca de su próximo proyecto.

Sin embargo, he observado que muchas personas que piensan que están escribiendo una Acción Siguiente todavía logran escribir acciones que son demasiado difíciles de lograr. Una Siguiente Acción mal elegida causará la dilación por las mismas razones que lo haría una tarea orientada a un proyecto.

En el siguiente ejemplo de “Llamar a las tiendas de llantas” de la siguiente acción, ¿cómo encuentra los números de teléfono para llamar a todas estas tiendas de llantas? Así es como la gente se atasca. Bajo amenaza de violencia, lo descubrirías. Pero en su día a día, enfrentar una Acción Siguiente como esa a menudo hace que navegar por la web parezca más atractivo.

Entonces, le pregunté a mi grupo de entrenadores si podíamos renombrar Next Action a First Action.

La diferencia parece una semántica trivial, pero la razón de esta sutileza es que algunas personas reaccionan de manera diferente a las palabras Siguiente y Primero. Muchas personas escuchan Siguiente y piensan "Siguiente significativo". Eso es lo que los engaña para escribir acciones que son demasiado difíciles de comenzar o terminar. Mucha gente escucha Primero y piensa "Primero Literal".

Entonces, la frase First Action hace que sea más fácil limitarse a una acción más pequeña, como "Números de teléfono de Google Tire Store" o incluso "Abrir Google".

Este cambio semántico hizo que la gente pensara en la precisión y, casi siempre, la respuesta precisa a la pregunta de Next Action es algo trivial, como abrir un programa de software.

Pero ... no todas las personas son iguales. Un grupo diferente de personas se rebeló contra First Action porque esas pequeñas acciones triviales parecían aburridas. Necesitaban una acción que tuviera el peso suficiente para sentir que valía la pena hacerlo. De lo contrario, postergarían por miedo al aburrimiento.

La gente viene en todos los sabores. Te presento pasos específicos como punto de partida. Llamo a esto primera acción ahora. Pero si está atado a llamar a esta acción siguiente, entonces tiene mi permiso completo.

fuente de imagen

Estrategias conscientes: haz menos, hazlo de manera más inteligente, delega

"¿Cómo debo abordar la realización del proyecto?"

En este punto del diario, has despejado tu cabeza y tienes la oportunidad de pensar en la mejor manera de hacer tu próximo proyecto.

Muy a menudo, realizar el proyecto es una cuestión de alcance. Si solo tiene una hora, debe usar una estrategia que se ajuste dentro de una hora.

La primera vez que tuve una epifanía de estrategia durante una entrada en el Diario Intersticial fue justo antes de editar un artículo. Tenía cinco presentaciones de artículos diferentes entre las que podía elegir, y quería publicar al menos una de esas ese día.

Mi modo predeterminado es pensar que soy una especie de superhéroe de edición, a pesar de que soy un completo aficionado sin entrenamiento. Entonces, mi impulso es elegir el primer borrador y luego cargarlo.

En otras palabras, normalmente no consideraría la estrategia en absoluto.

Pero, en mi diario intersticial, noté que solo tenía una hora para este trabajo de edición. Por experiencia, sé que editar un artículo puede llevar de 15 minutos a 2 horas.

Entonces, rompiendo todas las reglas normales de mi propio comportamiento, abrí los cinco artículos. Luego, los ordené por lo que parecía ser más fácil de editar y elegí el artículo más fácil. ¿Soy un genio? No. Pero ese breve momento de atención plena me ayudó a elegir una estrategia más inteligente. Recibí el artículo a tiempo. Y en el transcurso de mi día, los proyectos completados a tiempo se suman a grandes victorias.

Cualquiera que haya hecho un diario en otros contextos lo sabe: su diario es una oportunidad para la verdad y la honestidad sobre usted que normalmente no tiene. Soy demasiado ambicioso sobre lo que hago, mientras soy cobarde sobre trabajar duro. Poner esos pensamientos en un diario los mueve de sentimientos que gobiernan secretamente mis decisiones a conceptos racionales que puedo analizar y resolver.

Creo que la palabra correcta para esta experiencia es mindfulness. Escribir un diario mientras trabaja produce conciencia sobre su contexto, objetivos, estado de ánimo y habilidades. Honestamente, muchos de los llamados trabajadores del conocimiento están pasando su día lo más despreocupadamente posible. Realmente vas a destacar con esta táctica.

Casi nunca explico ningún tema de productividad sin hacer referencia al libro, Pensamiento, Rápido y Lento.

El libro cubre dos modos de toma de decisiones. Uno es un modo racional pero esforzado. Esto es lo que deseamos gobernó nuestra vida. El otro es un modo emocional y habitual que se encuentra justo debajo de nuestra conciencia. Esto es lo que realmente gobierna nuestra vida.

La magia de escribir en un diario es que casi siempre es eficaz para llevar los pensamientos y sentimientos a un lugar que active su mente racional. El efecto neto es que estás reequilibrando y siendo más racional.

Consideraciones de fabricante vs. gerente

En las instrucciones introductorias, dije que no estaba muy preocupado por la herramienta que usabas para escribir en un diario, una aplicación o un diario físico.

Esto no es completamente cierto: la mejor herramienta para usted realmente depende de si es un Creador o un Administrador.

Si está haciendo proyectos en una computadora todo el día, creo que preferirá usar una aplicación como Evernote. Hay algo acerca de simplemente alternar entre sus aplicaciones que ayuda a mantener a la mayoría de las personas en el flujo.

Si ese es su día de trabajo, lo llamaría un Hacedor (esto es una referencia al artículo Programa del fabricante, Programa del administrador). Los creadores deben mantener su diario en una aplicación.

Si usted es un gerente, probablemente pase mucho tiempo fuera de su computadora en las reuniones. Para ti, te recomendaría dos cosas:

  1. Usa un diario en papel.
  2. Programe reuniones con un intervalo de cinco minutos en el medio. Eso te da tiempo para hacer el diario.

Si usted es un fabricante que trabaja con sus manos en lugar de una computadora, felicidades. El mundo físico es un lugar rico y maravilloso, y siempre disfruto apagar mi computadora para visitarlo. Deberías usar un diario en papel.

Cambiar proyectos se siente como hacer un cambio de sentido. Credito de imagen.

Su diario es un hábito para pasar a nuevos proyectos.

Un entrenador de la NBA me presentó un concepto que enseña a sus atletas llamado "Next Play Speed". El concepto es que hay una transición entre la ofensiva y la defensa, donde los jugadores de baloncesto a menudo se pierden. Esta es la versión de baloncesto de un momento intersticial.

Él usa un video (abajo) de Michael Jordan haciendo la transición de ofensiva a defensa. En realidad, es bastante sorprendente verlo, porque Jordan hace esas transiciones mucho más rápido que todos los demás en la cancha.

Lo que hace el entrenador de la NBA, Graham Betchart, es darte una idea del hábito que desarrolló Jordan. No es "cambiar rápido", eso es solo un objetivo.

Más bien, el hábito de Jordan es que en el instante en que la pelota cambia de manos, Jordan planta su pie de pivote y cambia de dirección. Esa es su costumbre.

Los seres humanos son famosos por su lento cambio de proyecto. Parte del problema es que es imposible acostumbrarse a cambiar de proyecto porque cada proyecto es único. No hay nada consistente para habituar.

Pero, el diario intersticial es algo de lo que puedes hacer un hábito. Terminado un proyecto? Voltea habitualmente a tu diario, anota el tiempo, reflexiona sobre lo que acabas de hacer y luego reflexiona sobre lo que estás a punto de hacer.

Es la versión del trabajador del conocimiento de plantar un pie pivote.

En la explicación de Graham para los jugadores de baloncesto, establece el objetivo de lograr una "Velocidad de juego siguiente" de menos de un segundo.

Para su Next Project Speed, pensemos en términos de unos minutos. ¿Se puede pasar de un proyecto a otro en menos de cinco minutos?

credito de imagen

Opción de actualización: registrar todo

Esta táctica se centra en el momento intersticial entre proyectos. Pero la actualización obvia es hacer un diario mientras trabajas en los proyectos también. Básicamente, lleva un diario todo el tiempo que está trabajando.

He escrito sobre esto en otros lugares como una forma alternativa de utilizar el software de la lista de tareas. En lugar de elaborar una lista completa de lo que necesita hacer, simplemente realice un seguimiento de las tareas a medida que avanza para crear una sensación de flujo. Piense que es similar a la forma en que un abogado tiene que rastrear su trabajo en incrementos de seis minutos. Eso probablemente suena como una gran tarea.

Pero si te involucras, terminas con este documento masivo de cuán productivo fuiste ese día. Cuando estaba usando esta táctica, rutinariamente completaba 100 o más tareas en un día. Entonces, parte de lo que me mantuvo rastreando las minucias de cada proyecto fue simplemente orgullo.

El beneficio pragmático proviene de tomar el concepto Next Action de David Allen y ponerlo en esteroides (aparentemente me gusta la metáfora de esteroides). Si Next Action es una buena táctica para entrar en un nuevo proyecto, es igualmente bueno llevarlo a través de cada pequeño paso hasta que termine.

Originalmente, tomé el concepto de diario de tareas y lo puse en la metáfora de la lista de tareas. Entonces, todo lo que capturé fue una larga lista de las siguientes acciones en forma de lista.

Pero, cuando pasé de una lista a un diario, me di cuenta de que podía analizarme a mí mismo mientras rastreaba estas tareas. Hay una razón particular para hacer este análisis, que proviene de una investigación reciente sobre la procrastinación (resumida por el Dr. Tim Pychyl en uno de los primeros artículos de Miembros Medianos).

La idea es que la dilación a menudo es una reparación del estado de ánimo a corto plazo iniciada por su subconsciente. El problema y la decisión de resolverlo están sucediendo por debajo del nivel del pensamiento consciente. La solución es encontrar una manera de identificar y luego resolver ese estado de ánimo a un nivel consciente. Escribir un diario es una forma de hacerlo.

Entonces, cuando moví mi diario de tareas a un diario apropiado, comencé a preguntarme, ¿por qué simplemente postergué? La respuesta a menudo era esclarecedora y, lo que es más importante, algo que podía superar.

Aquí hay un ejemplo concreto, y quiero que tenga en cuenta la cantidad de veces que digo "maldita sea". Esos fueron momentos de dilación.

12:39. Editar artículo de productividad
[... revista sobre el proyecto anterior ...]
Primera acción: borrador abierto. Probé un nuevo editor de copias y necesito ver si me gustaron sus ediciones.
Maldito. No me gustan las ediciones de esta persona. Oh bien. La pieza es demasiado densa. Voy a romper los párrafos más largos.
Oh. Maldito. Me distraje a mitad de camino y terminé en Twitter. Ni siquiera sé dónde o cómo. Oh. Estaba en HuffPo (que se desbloqueó en mi computadora), vi una publicación sobre el perro de Chris Evan, y eso de alguna manera condujo a la transmisión de Twitter de Seth Rogen. Volver al trabajo.
Necesito reescribir estos subtítulos.
Maldito. Me quedé atascado de nuevo: esta vez, reescribir un subtítulo me hizo dar la vuelta para facilitar el juego. Me atrapé de inmediato. El problema es la habilidad. No tengo una "teoría de subtítulos" y, por lo tanto, no tengo ninguna estrategia para reescribir esta. Volvamos a eso y esta vez confiaré en mi instinto sobre lo que hace un buen subtítulo.
Me tropecé una vez más. Cuando guardé la pieza, vi mis notificaciones de Medium y terminé respondiendo a la respuesta de alguien a una de mis publicaciones.
De vuelta a eso. Solo tiene que colocar el artículo en Asana para que el editor gerente de Medium lo publique. Verificado los derechos de imagen. Tuve que aprender a usar la búsqueda de imágenes de Google a través de la imagen cargada.
1:35 pm. Hecho.

Ese es un proyecto de trabajo que me llevó 56 minutos y en el que me distraje tres veces. El diario terminó siendo mi red de seguridad. Es lo que mencioné anteriormente sobre "Next Play Speed". Tener un diario me da una respuesta habitual al notar mi dilación.

Entonces, sí, el énfasis y el nombre de esta táctica está en los momentos intersticiales. Pero creo firmemente que deberías escribir tu diario completo.

Crédito: Randy Reddig

¿Esto realmente reemplaza tu lista de tareas?

Sí, más o menos.

En primer lugar, debe diferenciar entre las tareas pendientes. Hay tareas pendientes que las personas mantienen, que son solo retrasos a largo plazo de cosas que desearían hacer algún día. Esta táctica de diario no tiene nada que ver con eso.

Luego están las listas de tareas pendientes que actúan como un documento de trabajo para su día, que creo que son más comunes. Comprueba constantemente estas listas para descubrir qué hacer a continuación y luego las actualiza cuando aparecen nuevas tareas pendientes.

Ese segundo documento de trabajo debería ser reemplazado por esta táctica de diario.

Pero, si eso le causa consternación, tenga en cuenta que la belleza de un diario es que tiene una forma flexible.

A menudo coloco una pequeña lista de tareas al final de mi diario. Si aparece algo pequeño que no quiero olvidar, entonces lo escribo rápidamente al final de mi diario.

Pero, independientemente de lo que escriba en los bordes de mi diario, la atención se centra en los momentos intersticiales. Ese es el núcleo de traer atención y enfoque a mi trabajo.

Influencias

En general, creo que no hay muchos pensamientos originales, pero por lo que puedo decir, esta táctica es básicamente original.

Bueno, en realidad, es obviamente una idea derivada basada en el trabajo de diario de Julia Cameron y Josh Waitzkin y en la técnica muy popular de Pomodoro.

El nombre vino de Terrie Schweitzer, y la idea de probar combinaciones me vino de Scott Adams.

Pero aparte de eso, creo que esta es una idea original de productividad. Nunca he oído hablar de otras personas que hagan algo así de manera formal.

La razón por la que la originalidad es importante para mí es que si otras personas han hecho esto, entonces quiero escucharlo, vincularlo y aprender de él. Entonces, si has visto otras técnicas como esta, compártelas conmigo.

Además, si intentas esto y haces tus propias variaciones, me encantaría saber sobre ellas también.